Ваш браузер устарел. Рекомендуем обновить его до последней версии.

__________________________________________________________________________

УВАЖАЕМЫЕ КОЛЛЕГИ! ОБРАЩАЕМ ВАШЕ ВНИМАНИЕ, ЧТО ПОЗИЦИЯ ОРГАНИЗАТОРОВ ДАННОГО РЕСУРСА МОЖЕТ НЕ СОВПАДАТЬ С МНЕНИЕМ СТОРОННИХ АВТОРОВ, МАТЕРИАЛЫ КОТОРЫХ ПУБЛИКУЮТСЯ НА САЙТЕ. ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ ПОДОБНЫХ МАТЕРИАЛОВ ПРОСЬБА ВЫСЫЛАТЬ ВОПРОСЫ, ПРЕДЛОЖЕНИЯ, ЗАМЕЧАНИЯ ПО э-почте: e_artem@mail.ru

___________________________________________________________________________

Документооборот

Приводим в порядок документооборот

Уважаемые Коллеги!

Обычно при разработке СМК всю документацию делят на различные уровни.

При этом принцип отнесения того или иного документа к конкретному «уровню» остается зачастую всегда смутным.

Мы рекомендуем учитывать следующее:

  1. Не забывайте про основополагающие документы: Устав организации и/или положение о подразделении/лаборатории
  2. Учитывайте пользователей документов (пример – регламенты процессов и документы, регламентирующие выполнение конкретных видов работ не целесообразно рассматривать как документы одного уровня)
  3. Учитывайте уровень обобщения информации в документе. (пример: описательные документы, содержащие ссылки на конкретные инструкции и сами инструкции не целесообразно относить к одному уровню).
  4. Учитывайте, кто утверждает тот или иной документ; кто его согласовывает (при прочих равных условиях, если один документ утверждает топ-менеджер (главный врач/генеральный директор), а другой – руководитель структурного подразделения (заведующая лабораторией, руководитель отдела), их не стоит относить к одному уровню)

 

Частой бывает ситуация, когда в организации исторически существуют различные типы документов, которые по разному оформляются, утверждаются и используются. При этом часто документы одного и того же типа называются и оформляются по разному. Пример из практики: на медицинском производстве мы видели следующие типы документов в одном отделе: рабочая инструкция, инструкция, стандарт выполнения работ, стандартная процедуры, стандартная операционная процедура, процедура. Эти документы возникали стихийно, при смене руководителей подразделения, при написании их разными сотрудникам. По сути же это документы, регламентирующие выполнение конкретных рабочих процедур. При этом на том же предприятии существовали другие документы, используемые разными отделами: стандарт предприятия, документированная процедура, регламент процесса. В данном случае это были также документы одного типа, описывающие управление разными процессами.

Внедрение СМК предполагает наведение порядка в документообороте. Если в Вашей организации также существует некий управляемый хаос с типами документов, мы рекомендуем составить их список.

Пример:

 

 

Название типа документа

 

Сокращение

 

Комментарии

 

1

 

Должностная инструкция

 

ДИ

 

Документ, определяющий требования к квалификации персонала, его права, обязанности, цели работы в организации, основные функции.

 

2

 

Положение по подразделению

 

ПП

 

Документ, определяющий цели работы подразделения в организации, его структуру, основные процессы, в которых участвует подразделение, основное взаимодействие с другими подразделениями

 

3

 

Стандартная операционная процедура

 

СОП

 

Документ, определяющий порядок выполнение конкретной работы или операции.

 

Определяет порядок выполнения операции, требования к ведению записей, исполнителей, требования к оборудованию и р/м, промежуточному и итоговому контролю. При необходимости содержит схему выполнения работы.

 

4

 

Инструкция

 

И

 

Инструкции, требуемые внешними органами надзора:

 

- по технике безопасности

 

- по пожарной безопасности

 

- по соблюдению санэпид режима

 

- по уборке

 

- по дезинфекции

 

Инструкции создаются и ведутся в соответствие с действующим законодательством РФ и распоряжениями соответствующих ведомств

 

5

 

Методическая инструкция

 

МИ

 

Документы, носящие рекомендательный характер для сотрудников.

 

В документах детально описаны методы и  методики выполнения работ. Приведены примеры форм фиксации информации.

 

Используя методические инструкции сотрудники более результативно выполняют свою работу.

 

Примеры методических инструкций:

 

- по организации работы ответственного специалиста в области качества

 

- по проведению внутренних аудитов медицинских лабораторий на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 15189

 

6

 

Документированная процедура

 

ДП

 

Документы, созданные по требованию стандартов ИСО. Регламентируют организацию процессов в общем виде.

 

Могут содержать ссылки на конкретизирующие документы – СОПы.

 

7

 

Руководство по качеству

 

РК

 

Основной документ, описывающий уникальную систему менеджмента качества организации.

 

8

 

Политика и цели в области качества

 

n/a

 

Документ, описывающий политику в области качества и цели по качеству организации в соответствие с требованиями стандартов ИСО.

 

9

 

Приказы руководства

 

n/a

 

Документы, служащие для регламентации деятельности организации и ее сотрудников.

 

10

 

Регламент процесса

 

РП

 

Документ, описывающий конкретный процесс организации.

 

Указываются входы и выходы процесса, технические требования к ним. Учитываются материальные и информационные потоки.

 

Указываются нормативные (внешние и внутренние требования к процессу), требования к оборудованию, сырью, персоналу и информации.

 

Этапы процесса.

 

Требования к ведению записей.

 

Результат процесса и критерии результативности процесса.

 

Процедуры работы с браком (несоответствиями). Стадии и методы контроля (промежуточные и итоговый).

 

Требования к сбору и анализу данных по процессу.

 

Схема процесса.

 

Место процесса в структуре взаимосвязанных процессов организации.

 

Детально указываются методы обеспечения прослеживаемости информации между подразделениями.

 

Указываются внутренние и вешние потребители результатов процесса,  методы взаимодействия с ними.

 

 

Для каждого типа документа полезно описать:

  1. Мини описание целей и задач данного типа  документов
  2. Указать кто разрабатывает, согласует и утверждает данный тип документов
  3. Дать примерный перечень разделов данного типа документов
  4. Дать мини пояснения по технике написания каждого раздела данного типа документов
  5. Описать пользователей данного типа документов
  6. Создать систему кодирования данного типа документов (система присвоения кодов может отличаться для разных документов)

При выполнении данной работы сначала полезно описывать то, что есть. В процессе такого описания Вы будете находить нестыковки, проблемные зоны. Появятся вопросы. Путем их обсуждения с коллегами, включая руководства, Вы разработаете правила управления всеми типами нужных Вашей организации документов. Возможно, часть типов документов будет упразднена, чтобы документы одинаковые по сути управлялись единым образом.

После выполнения данных действий Вам не составит труда определиться с тем, какие уровни документов будут у Вас в организации.

 

Пример можно посмотреть в статье по разработке стандартных операционных процедур (СОП).

 

 

Еще пример: положение по подразделению.

  1. Документ, определяющий цели работы подразделения в организации, его структуру, основные процессы, в которых участвует подразделение, основное взаимодействие с другими подразделениями
  2. Разрабатывает руководитель подразделения. Согласуют: руководителя взаимосвязанных подразделений, юрист. Утверждает руководитель организации
  3. Разделы: структура и схема подразделения с указанием подчиненности, цель подразделения, задачи подразделения, процессы подразделения, распределение ответственности, регламентирующие документы, схема взаимодействия с другими подразделениями, обмен информацией

 

  1. Руководители организации, все сотрудники подразделения, все сотрудники взаимодействующих подразделений

 

  1. Код: Буквенно-цифровой код подразделения – номер версии - год

 

Ниже представлен небольшой итог работы по анализу составления положений по подразделению в одной из организаций здравоохранения. Выдержки из нижеприведенного текста могут быть частью процедуры по управлению документацией.

Положение по подразделению строится исходя из места подразделения в структуре организации.

Для создания положения необходима следующая информация:

- организационная структура

- цели организации

- цели подразделения

- информация о рутинных процессах, в которых участвует подразделение

- информация о проектах, в которых участвует или может участвовать подразделение

- информация о подразделениях, с которыми взаимодействует данное подразделение в процессе работы

- информация о принятых в организации методах информационного обеспечения «сверху вниз», «снизу вверх» и «по горизонтали»

- штат подразделения

- внешние структуры, с которыми взаимодействует подразделение.

Положение по подразделению должно включать:

1.  Описание структуры подразделения и схему структуры подразделения, в которых необходимо отразить:

  1. 1.     Систему персональной подчиненности высшему руководству
  2. 2.     Систему персональной подчиненности внутри подразделения

 Если есть сотрудники, имеющие «по факту» несколько руководителей, это должно быть отражено. Пример: сотрудник помимо выполнения основных функций выполняет ряд дополнительных Это должно быть отражено в структуре подразделения и в схеме структуры, а также в его должностной инструкции. Причем должно быть четко и однозначно указано, по каким вопросам какому руководителю подчиняться. Также должно быть однозначно указано, как действовать сотруднику в случаях:

- получения взаимоисключающих указаний. Строго говоря, такой ситуации быть не должно. Для этого необходимо соблюсти принцип: одна задача – один руководитель. Или, расширяя: в рамках одного процесса, операции, круга вопросов у сотрудника может быть лишь один руководитель. Для других вопросов, напрямую не связанных с первым, может быть другой руководитель. В этом случае проблема взаимоисключающих указаний на 99% решена, но возникает другая:

- необходимости ранжировать по значимости полученных заданий. В идеале, необходимо однозначно указать сотруднику, как присваивать полученным заданиям приоритеты, то есть как понять, какое задание выполнять в первую очередь, какое потом и какое требует прервать текущую работу и выполнять вновь полученную. То есть как расставлять приоритеты в работе. На практике это труднореализуемо. Поэтому очень полезно следующее. Обычно ситуация с разными «руководителями» для одного исполнителя возможна тогда, когда сотрудник помимо своих рутинных обязанностей (здесь он подчиняется руководителю структурного подразделения) выполняет ряд «проектов» или является участником служб организации. В этом случае каждый проект должен иметь согласованный план-график работ. Тогда сотрудник может легко соотнести свою рутинную работу с выполнением плана графика по проекту. В случае со службой, регламент службы должен четко указывать время (вплоть до расписания) которое данный сотрудник должен тратить на работу в рамках службы. Тогда от также спокойно может планировать свою рутинную работу и работу в рамках службы. Приведем пример. Работа медсестры в ЛПУ. Медсестра, обычно, имеет непосредственного начальника в виде руководителя соответствующего подразделения, и начальника в виде главной медсестры, которая руководит «службой» по соблюдению санэпид режима.

Часто организации строятся по схеме: сотрудник, работающий в подразделении и имеющий начальника (руководителя конкретного подразделения) по выполнению своих рутинных задач, участвует в ряде проектов, за которые несет ответственность другой человек и который является для данного сотрудника руководителям в рамках данного проекта. В этом случае проект полезно описать в виде плана-графика работ. И отразить саму эту ситуацию в положении по подразделению и в положении по проектам.

2. Указана цель подразделения в рамках организации.

3. Указаны задачи, которые решает подразделение в рамках организации.

4. Список процессов, в которых участвует подразделение. Указаны распределение ответственности по ним по сотрудникам подразделения.

5. Указано распределение ответственности по сотрудникам организации и основные задачи, которые выполняют сотрудники в рамках рутинной работы подразделения. Даны ссылки на документы, регламентирующие работу сотрудников.

6. Указаны документы, регламентирующие работу подразделения

7. Дана схема и описано взаимодействие данного подразделения с другими подразделениями организации, в рамках выполнения рутинных операций. Указана система передачи информации между подразделениями.

8.Указана система передачи информации внутри подразделения.

9. Указаны цели и методы взаимодействия подразделения со внешними для организации структурами и учреждениями.

Степень детализации информации в положении по подразделению зависит от двух факторов:

  1. 1.     Принятой системы документации в фирме
  2. 2.     Статистикой проблем подразделения

В общем виде. Если положение по подразделению является практически единственным документов, регламентирующим работу подразделения и сотрудников, информация в положении должна быть как можно более полной. Если существуют или планируются другие регламентирующие документы (должностные инструкции, рабочие инструкции или стандартные операционные процедуры и т.д.), то в положении информация указывается в общем виде и дается ссылка на соответствующий документ.

Необходимо также помнить, что при создании положения по подразделению необходимо руководствоваться здравым смыслом и не создавать многостраничные документы. Схемы и небольшого пояснения к ней может быть достаточно.